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Privacy Policy

Meteora Software SRL (di seguito “Titolare”) si impegna a proteggere la privacy degli utenti della propria piattaforma web riservata (di seguito “Piattaforma”), accessibile esclusivamente agli utenti registrati. La presente Informativa sulla Privacy, redatta ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”) e del Decreto Legislativo 196/2003 e successive modifiche (Codice in materia di protezione dei dati personali), descrive le modalità di raccolta, utilizzo, conservazione e protezione dei dati personali trattati attraverso la Piattaforma.

Ultimo aggiornamento: 22/07/2026

Titolare del Trattamento

Meteora Software SRL
Viale Venezia 15, 33170 Pordenone (PN)
Codice fiscale/P. IVA: 01984010932
Email: legale@meteora-software.it

Raccolta e Utilizzo delle Informazioni

Dati Forniti dall’Utente

Durante l’utilizzo dei nostri Servizi, potreste fornirci:

  • Dati dell’Account: nome, indirizzo email, numero di telefono e credenziali di accesso
  • Dati Aziendali: ragione sociale, informazioni sui membri del team e dati del profilo aziendale
  • Dati di Connessione WhatsApp: credenziali API di WhatsApp Business e token di connessione
  • Dati di Integrazione Google Calendar e Microsoft Outlook: indirizzo email dell’account collegato, metadati dei calendari, disponibilità, eventi e relativi dettagli, nonché identificativi tecnici e stato della sincronizzazione, nei limiti descritti nella sezione dedicata della presente Informativa
  • Contenuti: template per messaggi, messaggi creati dall’utente o generati dall’AI per risposte automatiche via email e WhatsApp
  • Dati dei Contatti e Leads: informazioni relative a contatti provenienti da piattaforme terze, inclusi email, numeri di telefono, dettagli di interesse (ad esempio, modelli di auto)
  • Dati di Pagamento: dati di fatturazione, preferenze di abbonamento e cronologia delle transazioni
  • Comunicazioni: richieste di assistenza, feedback e risposte a sondaggi

Dati Raccolti Automaticamente

I nostri sistemi raccolgono automaticamente:

  • Informazioni sul Dispositivo: tipologia, sistema operativo, identificatori univoci e dettagli del browser
  • Dati di Utilizzo: modalità di navigazione e utilizzo delle funzionalità, inclusi clic, azioni e pattern di interazione
  • Metriche di Performance: prestazioni del sistema, tempi di caricamento e report degli errori
  • Dati di Geolocalizzazione: posizione approssimativa basata sull’indirizzo IP o posizione precisa previa autorizzazione
  • Dati di Interazione con l’IA: pattern conversazionali e metriche di performance delle risposte

Tutti i Responsabili del trattamento sono stati selezionati in conformità al GDPR e sono vincolati da accordi specifici per garantire la protezione dei dati personali. In caso di trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, la Piattaforma adotta le garanzie previste dagli articoli 44 e seguenti del GDPR.

Dati Provenienti da Terze Parti

Potremmo ricevere informazioni da:

  • API di WhatsApp Business e servizi Meta
  • Google Calendar e Microsoft Outlook, quando l’utente collega il proprio account
  • Provider di autenticazione in caso di utilizzo del single sign-on
  • Processori di pagamento e istituti finanziari
  • Partner di marketing e analisi
  • Strumenti integrati (CRM, calendari, ecc.)
  • Fonti pubbliche e disponibili commercialmente

Utilizzo dei dati di Google Calendar e Microsoft Outlook Calendar

L’accesso a Google Calendar e Microsoft Outlook Calendar avviene esclusivamente dopo l’autorizzazione esplicita dell’utente tramite OAuth. ClaudIA richiede soltanto le autorizzazioni necessarie per offrire le funzionalità di calendario e pianificazione abilitate dall’utente.

Dati e finalità

ClaudIA può consultare i calendari, la disponibilità e i dettagli degli eventi, ricevere aggiornamenti di sincronizzazione e, quando abilitato, creare, aggiornare o eliminare eventi. Questi dati sono utilizzati esclusivamente per mostrare e sincronizzare gli appuntamenti, verificare la disponibilità, evitare conflitti e gestire la pianificazione richiesta dall’utente. L’importazione rispetta la modalità configurata dall’utente: dettagli completi, sola disponibilità o nessuna importazione.

Le funzionalità automatizzate possono elaborare disponibilità e dati degli appuntamenti soltanto per fornire tali servizi. I dati ricevuti dalle API di Google e Microsoft non sono utilizzati per addestrare, sviluppare o migliorare modelli generalizzati o non personalizzati di intelligenza artificiale o apprendimento automatico.

Conservazione e condivisione

ClaudIA conserva l’indirizzo email collegato, gli identificativi tecnici, i metadati e lo stato della sincronizzazione e, quando configurato, gli eventi importati. Nella modalità di sola disponibilità non conserva i dettagli descrittivi degli eventi. La connessione tecnica, incluse le credenziali OAuth e i token necessari, è gestita tramite OneCal; ClaudIA non li conserva nei propri sistemi. Nella Piattaforma i dati sono accessibili soltanto agli utenti autorizzati e sono protetti mediante misure tecniche e organizzative adeguate.

Non vendiamo i dati ricevuti da Google o Microsoft, non li utilizziamo per pubblicità, profilazione pubblicitaria, valutazioni creditizie o sorveglianza e non li trasferiamo a data broker. L’accesso umano è limitato all’assistenza autorizzata dall’utente, alla sicurezza, agli obblighi di legge e alle operazioni interne consentite su dati aggregati.

L’uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use.

Disconnessione e cancellazione

I dati sono conservati per il tempo necessario a fornire il servizio. L’utente può rimuovere la connessione dalle impostazioni della Piattaforma o revocarla dal proprio account Google o Microsoft. La rimozione dalla Piattaforma interrompe la sincronizzazione, elimina l’account di integrazione presso OneCal e disattiva calendari e collegamenti di sincronizzazione. Gli eventi già importati nella Piattaforma non vengono eliminati automaticamente; per cancellarli, o per richiedere la cancellazione dei dati personali residui, è possibile contattare legale@meteora-software.it.

Finalità del Trattamento

Utilizziamo i vostri dati per:

  • Erogare i Servizi: fornire le funzionalità principali, elaborare transazioni e gestire il vostro account
  • Alimentare le Funzionalità IA: addestrare e migliorare i nostri sistemi di intelligenza artificiale per ottimizzare la qualità delle conversazioni, con esclusione dei dati ricevuti dalle API di Google e Microsoft
  • Personalizzare l’Esperienza: adattare funzionalità e contenuti in base alle vostre preferenze
  • Comunicare con Voi: inviare aggiornamenti sui servizi, notifiche tecniche e risposte di assistenza
  • Migliorare i Servizi: analizzare i pattern di utilizzo per ottimizzare funzionalità e prestazioni
  • Garantire la Sicurezza: rilevare e prevenire frodi, abusi e incidenti di sicurezza
  • Adempiere agli Obblighi di Legge: conformarsi alle normative vigenti

Comunicazione dei Dati a Terzi

Potremmo condividere i vostri dati con:

  • Fornitori di Servizi: società che ci supportano nell’erogazione dei servizi (hosting, elaborazione pagamenti, ecc.)
  • Partner Commerciali: terze parti con cui integriamo servizi o collaboriamo
  • Meta e WhatsApp: quando connettete il vostro account WhatsApp Business
  • Google, Microsoft e OneCal: quando collegate Google Calendar o Microsoft Outlook Calendar, esclusivamente per fornire le funzionalità di connessione e sincronizzazione descritte nella presente Informativa
  • Autorità Competenti: quando richiesto dalla legge, da procedimenti legali o per tutelare i nostri diritti
  • Cessionari: in caso di fusione, acquisizione o cessione di asset

Non vendiamo mai i vostri dati personali a terze parti per finalità di marketing.

Sicurezza dei Dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei dati personali, in conformità all’art. 32 GDPR. Tali misure includono, a titolo esemplificativo:

  • Crittografia dei dati in transito e a riposo;
  • Accesso ai dati limitato al personale autorizzato;
  • Sistemi di autenticazione sicuri per l’accesso alla Piattaforma;
  • Monitoraggio continuo dei sistemi per prevenire accessi non autorizzati o violazioni dei dati;
  • Backup regolari dei dati per garantire la continuità del servizio.

Nonostante le significative precauzioni adottate, nessun sistema è completamente sicuro. Vi invitiamo a utilizzare password complesse e a proteggere il vostro account.

Diritti degli Interessati

Ai sensi degli articoli 15-22 GDPR, gli utenti registrati hanno i seguenti diritti in relazione ai propri dati personali:

  • Diritto di accesso, rettifica, cancellazione dei dati personali ("diritto all’oblio")
  • Diritto alla limitazione del trattamento e diritto alla portabilità dei dati
  • Diritto di opposizione al trattamento (inclusa l'opposizione al trattamento per finalità di marketing diretto)
  • Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento (laddove il trattamento sia basato sul consenso)
  • Diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo competente

Per esercitare tali diritti, è possibile contattarci all’indirizzo email: legale@meteora-software.it.

Link a siti esterni

La Piattaforma può contenere collegamenti a siti web di terze parti, indipendenti da Meteora Software SRL. Quest’ultima non esercita alcun controllo su tali siti e non è responsabile per i loro contenuti, pratiche di privacy o sicurezza. Si invita l’utente a consultare le informative sulla privacy dei siti esterni prima di fornire eventuali dati personali.

Cookie e Tecnologie di Tracciamento

Utilizziamo cookie e tecnologie similari per:

  • Memorizzare le vostre preferenze
  • Comprendere le modalità di utilizzo del Servizio
  • Migliorare l’esperienza utente
  • Abilitare determinate funzionalità
  • Analizzare prestazioni e traffico

Potete gestire le preferenze sui cookie attraverso le impostazioni del browser, sebbene ciò possa influire su alcune funzionalità del Servizio.

Privacy dei Minori

Il nostro Servizio non è destinato a minori di 16 anni e non raccogliamo consapevolmente i loro dati personali. Qualora dovessimo scoprire di aver raccolto dati di un minore di 16 anni, provvederemo alla loro immediata cancellazione.

Modifiche alla Presente Informativa

Potremmo aggiornare la presente Informativa sulla Privacy in seguito all’evoluzione dei nostri servizi o a modifiche normative. Vi informeremo di eventuali modifiche sostanziali tramite email o avvisi all’interno del Servizio prima della loro entrata in vigore.

Contatti

Per qualsiasi domanda o richiesta relativa alla presente Informativa o al trattamento dei dati personali, è possibile contattare il Titolare all’indirizzo: legale@meteora-software.it