Ultimo aggiornamento: 12 ottobre 2026
Il presente accordo disciplina ai sensi dell’articolo 28 GDPR il trattamento svolto da Meteora Software SRL, P. IVA 01984010932, con sede in Viale Venezia 15, 33170 Pordenone PN, di seguito Fornitore, per conto dell’azienda o del professionista che sottoscrive ClaudIA, di seguito Cliente. Si applica durante la prova gratuita, l’abbonamento e le operazioni di restituzione o cancellazione dei dati. È parte integrante del contratto di servizio nella versione accettata dal Cliente. Se le Parti hanno sottoscritto un accordo sul trattamento dei dati separato, anche come allegato al contratto, tale accordo prevale in caso di contrasto con il presente testo.
Il Cliente è titolare del trattamento dei dati dei propri lead, contatti e conversazioni. Il Cliente nomina il Fornitore responsabile del trattamento per le attività svolte per suo conto. I trattamenti autonomi del Fornitore, come la fatturazione, restano distinti. Le Parti utilizzano i referenti e i recapiti comunicati per iscritto per le richieste e le comunicazioni relative ai dati personali.
Per il Fornitore è utilizzabile la PEC meteora@ultracert.it, oltre ai recapiti indicati nella Privacy Policy della piattaforma.
Il trattamento riguarda gestione dei lead e delle comunicazioni, risposte dell’agente AI, organizzazione degli appuntamenti e altre funzioni attivate nel piano. Comprende ricezione, registrazione, consultazione, elaborazione, conservazione, trasmissione autorizzata, restituzione e cancellazione.
Gli interessati sono lead, clienti e potenziali clienti, interlocutori delle conversazioni, dipendenti e collaboratori coinvolti nella gestione dei contatti. I dati comprendono nomi, recapiti, messaggi e allegati, preferenze commerciali, informazioni su veicoli e permute, appuntamenti e dati necessari alle funzioni attivate.
Il servizio non richiede la raccolta di categorie particolari di dati personali o di dati relativi a condanne e reati. Se compaiono nei contenuti, il Fornitore limita il trattamento a quanto necessario e chiede istruzioni al Cliente.
Il Cliente determina le finalità e le basi giuridiche, fornisce le informative dovute e impartisce istruzioni lecite. Il contratto, le configurazioni degli utenti autorizzati e le richieste scritte costituiscono istruzioni documentate.
Il Fornitore tratta i dati soltanto secondo tali istruzioni, anche per i trasferimenti internazionali, salvo un obbligo di legge; in tal caso informa prima il Cliente, ove consentito. Se ritiene che un’istruzione violi le norme sulla protezione dei dati, informa immediatamente il Cliente e chiede indicazioni prima di eseguirla.
Il Fornitore non vende, cede ad altri clienti o utilizza i lead per proprie attività commerciali e non li contatta per proprio conto. Le comunicazioni dell’agente sono svolte per conto del Cliente.
Le conversazioni reali, i lead e gli allegati non sono usati per addestrare l’agente o costruire dataset di addestramento mediante copie o rielaborazioni. Gli esempi di addestramento sono inventati e non ricavati dalle chat reali. L’elaborazione dei dati da parte dei modelli AI per svolgere le funzioni del servizio è distinta dall’addestramento. I servizi AI sono utilizzati con condizioni e impostazioni che escludono l’addestramento dei modelli dei fornitori con i dati del Cliente.
L’accesso umano alle conversazioni è limitato alle necessità di assistenza, manutenzione e risoluzione dei problemi del servizio. Il Fornitore limita consultazioni e copie a quanto necessario e autorizza soltanto personale istruito e vincolato alla riservatezza. Le copie di assistenza sono cancellate quando non più necessarie.
Il Fornitore adotta misure adeguate ai rischi ai sensi dell’articolo 32 GDPR. Le misure comprendono controllo degli accessi, separazione dei dati dei clienti, protezione delle comunicazioni e dei dati conservati, strumenti di continuità e ripristino e verifiche periodiche della loro efficacia. Le modalità tecniche possono essere aggiornate mantenendo un livello di protezione adeguato.
Il Fornitore informa il Cliente di una violazione di dati personali senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuto a conoscenza. Comunica natura dell’incidente, dati e interessati coinvolti, probabili conseguenze, referente e misure adottate o proposte, integrando progressivamente le informazioni disponibili. Contiene l’incidente e assiste il Cliente negli adempimenti dovuti.
Tenendo conto della natura del trattamento, il Fornitore assiste il Cliente con misure adeguate per gestire i diritti degli interessati. Le richieste ricevute direttamente sono inoltrate al Cliente; il Fornitore non decide autonomamente sul merito, salvo obbligo di legge.
Il Fornitore assiste inoltre il Cliente negli obblighi degli articoli 32-36 GDPR, comprese notifiche delle violazioni, valutazioni d’impatto e consultazioni preventive, considerando le informazioni di cui dispone.
Il Cliente autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili identificati nell’elenco aggiornato disponibile all’indirizzo https://app.claud-ia.it/policies/privacy#sub-responsabili. Il Fornitore mantiene aggiornate le informazioni sulla loro identità, attività e garanzie e seleziona condizioni compatibili con le istruzioni del Cliente, incluso il divieto di addestramento con i suoi dati.
Prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile, il Fornitore informa il Cliente tramite email o comunicazione nell’account della piattaforma, indicando il soggetto, l’attività affidata, le garanzie pertinenti e la data prevista di attivazione. Il preavviso è di almeno cinque giorni lavorativi; è più lungo quando necessario per consentire una valutazione effettiva delle garanzie. Il Cliente può opporsi entro il termine comunicato per motivi inerenti alla protezione dei dati. In assenza di opposizione tempestiva, il nuovo soggetto può trattare i dati dal termine del preavviso.
In caso di opposizione tempestiva, il nuovo soggetto non tratta i dati del Cliente mentre le Parti valutano una soluzione alternativa. Se non è possibile individuarla, ciascuna Parte può cessare senza penali la funzione interessata o il servizio, quando la funzione non è separabile. Si applicano restituzione e cancellazione dei dati; sono restituiti gli eventuali corrispettivi anticipati relativi al servizio cessato e al periodo non fruito.
Il Fornitore impone ai sub-responsabili gli obblighi necessari a soddisfare questo accordo e resta responsabile verso il Cliente dell’adempimento dei loro obblighi secondo l’articolo 28 GDPR. I servizi contrattualizzati direttamente dal Cliente mantengono il ruolo previsto nei rispettivi rapporti.
I trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo avvengono secondo le istruzioni del Cliente e il capo V GDPR, con un presupposto valido e le eventuali misure supplementari necessarie. Il Fornitore documenta paesi di conservazione e accesso e garanzie applicabili e ne rende disponibili le informazioni al Cliente.
Il Fornitore mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell’articolo 28 e consente e contribuisce a verifiche e ispezioni del Cliente o di un suo incaricato. Le modalità tutelano sicurezza e dati di terzi senza impedire controlli effettivi.
L’accordo si applica dalla conclusione del contratto fino alla restituzione o cancellazione dei dati, comprese le copie. Alla cessazione del rapporto, il servizio e le automazioni sono sospesi e il Cliente sceglie la restituzione o la cancellazione dei dati.
Salvo diverse istruzioni del Cliente o condizioni concordate per iscritto, il Cliente ha trenta giorni dalla cessazione per richiedere gratuitamente l’esportazione di lead, conversazioni e allegati in un formato elettronico di uso comune. Durante tale periodo i dati sono conservati per restituzione e chiusura del rapporto. Trascorso il termine, sono cancellati dai sistemi attivi; se l’esportazione è stata richiesta tempestivamente, la cancellazione segue la consegna. Il Cliente può chiedere prima la cancellazione.
Le copie di backup residue sono escluse dall’uso ordinario e cancellate entro un massimo di 30 giorni dalla cancellazione dei dati attivi. Un ripristino non reintroduce nell’uso ordinario i dati già cancellati. Sono fatti salvi gli obblighi di conservazione imposti dalla legge, limitatamente ai dati e ai tempi necessari. Il Fornitore conferma la cancellazione su richiesta.
Questo accordo prevale per i dati personali e non limita i diritti degli interessati o gli obblighi inderogabili delle Parti. Una nuova versione pubblicata online non modifica automaticamente un accordo già sottoscritto. Il Fornitore conserva internamente le versioni di questo accordo e ne fornisce copia al Cliente su richiesta.
Termini del servizio · Accordo sul trattamento dei dati · Elenco dei sub-responsabili